GTD - wprowadzenie, część 3

czwartek, 4 sierpień 2005, w kategoriach: Getting Things Done

Zgodnie z zapowiedziami w części trzeciej zajmiemy się szczegółami implementacji GTD - słowem koniec z teorią, bierzemy się do pracy.

Podstawowy problem to wybór miejsca, w którym będziemy trzymać nasze listy z pierwszego odcinka. I od razu pierwszy dylemat, który musimy rozstrzygnąć - papier czy komputer. Generalnie, żeby przechowywanie list na komputerze miało sens trzeba przy nim spędzać naprawdę dużo (większość?) czasu. Może się to więc sprawdzić u grafików, programistów, części pracowników biurowych itp. Jeśli jednak komputera używamy rzadziej, wtedy konieczne będą rozwiązania papierowe - zgodnie z zasadą “czystego umysłu” chcemy przecież jak najszybciej przerzucić wszelkie kołatające się po głowie myśli do naszego systemu, w związku z czym musimy go mieć zawsze pod ręką.

Jeśli zdecydowaliśmy się na papier, sprawa jest dosyć prosta. W “światku” Getting Things Done królują tu dwa rozwiązania. Pierwsze to “Moleskine” - dość ekskluzywny rodzaj notatnika, z którego korzystały takie sławy jak Picasso czy Hemingway, najlepiej w zestawie z równie ekstrawaganckim długopisem “Fischer Space Pen”, który rzekomo pisze nawet w stanie nieważkości. Istnieje obiegowa anegdota, że kiedy NASA włożyła 2 miliony w opracowanie takiego pisaka dla swojej misij kosmicznej, Rosjanie dali swoim astronautom… ołówki. Nie wiem czy to prawda czy “legenda miejska”, ale to dobra ilustracja dla tego co chcę przekazać - długopis za 50 groszy i zwykły zeszyt będzie spełniał swoje zadania tak samo dobrze jak Moleskine i super-hiper kosmiczno-technologiczny Fischer Space Pen.

Drugie modne rozwiązanie to “Hipster PDA”, czyli po prostu stos karteczek formatu coś jak A7 (konkretnie są to “index cards”, które są w USA powszechne, ale w Europie niezbyt znane i nie wiem czy gdziekolwiek dostępne) spiętych spinaczem. Szkoda tylko, że ciężko jest w Polsce zdobyć kartki w odpowiednim do tego formacie i trzeba je przeważnie samemu wycinać, albo używać zwykłych kwadratowych karteczek, dostępnych w każdej księgarnii. Tutaj można zobaczyć jak to wygląda.

Bardzo fajny jest też DIY Planner, czyli zestaw PDFów do samodzielnego wydrukowania sobie organizera. Jako Europejczycy mamy do wyboru wersję A5 i “ala hipster pda”, w której na kartce A4 mieszczą się 4 karty i zostaje jeszcze wolne miejsce. Bogactwo kart jest naprawdę duże, wszystko wygląda bardzo ładnie… Jest to mój osobisty faworyt jeśli chodzi o papierowe rozwiązania. Jedyny minus to konieczność wycinania kart w wersji “hipsterowej”, dobrze mieć do tego celu gilotynę do papieru. Tak czy siak, warto zobaczyć.

Jeśli zaś chcemy jednak trzymać listy na kopmuterze, to tu wybór rozwiązań jest już naprawdę ogromnny. Dziesiątki programów nadają się potecjalnie do użycia z GTD, nie wspominając o kilkunastu dedykowanych do tego celu aplikacjach. Przyjrzymy się pokrótce najpopularniejszym, najlepiej jednak samemu obejrzeć sobie możliwe rozwiązania i zadecydować.

Najprościej jest użyć po prostu edytora tekstu. Moim osobistym faworytem i rozwiązaniem którego używam jest Emacs. Nauczenie się go i przywczajenie się do łatwych nie należy, ale posiada kilka funkcji które bardzo mi się podobają, pozatym używam go do setki innych rzeczy, w tym do pisania tego artykułu. Tak więc wciskając F5 otwiera mi się plik z moimi listami, a konkretnie z listą list. Najeżdżam kursorem na którąś pozycję, wciskam Ctrl+T rozwija mi się lista. Wciskam klawisz Windowsa i D, wstawia mi się data. Wciskam F6, otwiera się plik z notatkami, zorganizowany na podobnej zasadzie. Proste i działające. Podobny efekt można by też osiągnąć z łatwiejszym w opanowaniu programem JEdit.

Inna możliwość to Wiki. Myśle że wszyscy wiedzą o co mniej więcej chodzi, jeśli ktoś się jeszcze ostał co nie wie, to może sobie poczytać definicję. Z dostępnych programów dających tą funkcjonalość najbardziej podoba mi się TiddlyWiki - wiki działające w całości w przeglądarce, bez potrzeby uruchamiania serwera www itp. Po prostu zapisujemy plik na dysku i robimy z nim co nam się podoba. Jedyny minus to konieczność zapisywania zmian za każdym razem, do czego ciężko się przyzwyczaić i łatwo o tym zapomnieć. Co zdolniejszym polecam dlatego zmodyfikowanie wiki tak, żeby samo się zapisywało po każdej zmianie, co nie jest trudne do zrobienia. Powstała też mutacja TiddlyWiki specjalnie dla GTD.

Ciekawe są też webappy napisane specjalnie dla GTD: Tracks i NextAction.

Ludzie używają także GMaila, Excela, Outlooka (David Allen sprzedaje oficjalny, dedykowany dla GTD plugin do niego), vima w zestawie z remindem i pewnie jeszcze setki innych rzeczy. Należy jednak uważać na potencjalną pułapkę - łatwo zacząć więcej czasu spędzać na dobieraniu i zestawianiu systemu, niż na właściwej pracy, a nie o to przecież chodzi. Implementacja jest ważna, ale nie najważniejsza. Dlatego proponuje wyznaczyć sobie jakiś okres czasu, np. 3 dni, na wybranie najbardziej odpowiedniego rozwiązania, a potem trzymanie się go jak najdłużej - przyzwyczajenie się do niego jest w końcu bardzo ważne.

Kiedy już wybraliśmy system, pozostaje tylko naprawdę zacząć. Proponuje więc znaleźć jakiś w miarę luźny dzień i poświęcić go w całości na wdrożenie GTD. Sporządzamy dokładnie wszystkie listy, spisujemy co tylko nam lata pod czupryną, sprzątamy biurko, idziemy zakupić “skrzynki odbiorcze”, zeszyt i jakieś długopisy jeśli zdecydowaliśmy się jednak na papier, przeglądamy wszystko co wala się nam po pokoju/biurze i wrzucamy co trzeba do skrzynki odbiorczej i tak dalej. O tym wszystkim już pisałem, teraz musisz tylko zastosować to w praktyce, Drogi Czytelniku.

Co dalej? Dalej, pozostaje przede wszystkim przyzwyczaić się do częstego spoglądania na nasze listy, do spisywania tych nowo pojawiających się projektów itp. itd. Więcej informacji należy szukać przede wszystkim w “Getting Things Done”, niestety trzeba książke kupować w oryginale w Amazon.com, lub sprowadzać np. poprzez tą firmę. Jako zakończenie tej serii postów o GTD wrzucę też spory linkdump ze wszystkimi stronami jakie znam, niestety wszystkie są one anglojęzyczne. Pozatym, dalej będe tu czasem pisał o GTD. To tyle na dziś, zmęczyło mnie już to pisanie o pracy ;>

Skomentuj