GTD - wprowadzenie, część 2

wtorek, 2 sierpień 2005, w kategoriach: Getting Things Done

W pierwszej części tego artykułu zajeliśmy się czterema listami, “rdzeniem” Getting Things Done. Jest to jednak tylko fragment całego systemu, część “pętli” przetwarzania informacji.

Pętla ta składa się z 5 czynności:

Zbierz - Tym zajeliśmy się w pierwszym odcinku, ale tylko w odniesieniu do rzeczy, które zaprzątają naszą głowę, tymczasem najzupełniej fizyczne przedmioty, względem których musimy wykonać jakąś akcję, także muszą zostać zebrane. Rozmaite papiery, notatki, listy (w sensie poczty) David Allen proponuje trzymać w “skrzynce odbiorczej”, czyli w jakimkolwiek wygodnym pojemniku który będzie na tyle duży żeby je pomieścić i jednocześnie na tyle mały żeby stać gdzieś pod ręką na biurku. Przykłady: tu i tu.

Przetwórz - Czyli wyjmuj pozycję po pozycji ze skrzynki odbiorczej i zadecyduj co musisz z nią zrobić. Jeśli akcja ta zajmie mniej niż dwie minuty - wykonaj ją natychmiast, w przeciwnym razie dodaj ją do którejś z list, o których mówiliśmy w części pierwszej. Co jeśli nie ma potrzeby robienia czegokolwiek z tym czymś? Wtedy masz trzy możliwości: wyrzucić to coś, jeśli jest zupełnie zbędne, odłożyć w jakieś osobne miejsce jeśli może to być potrzebne później lub dodać do “materiału referencyjnego”, jeśli są to informacje które mogą być przydatne przy robieniu czegoś innego. Zależnie od tego, jak często przydarzają ci się takie sytuacje, możesz chcieć założyć osobne “koszyki” podobne do skrzynki odbiorczej na materiały referencyjne i na przedmioty potrzebne później.

Zorganizuj - Ten punkt także tyczy się głównie list, które omówiliśmy już dość szczegółowo w części pierwszej. Zostały jednak jeszcze pewne rzeczy, o których nie powiedzieliśmy. Są na przykład aktywności, które niezbyt dają się przełożyć na projekty. Jeśli założyliśmy że będziemy regularnie ćwiczyć, to głupio byłoby trzymać projekt z cały czas taką samą następną akcją “Pójść poćwiczyć”. Owszem, na początku może być potrzebny projekt, w tym przypadku powiedzmy “Znaleźć nowy program ćwiczeń i przywyczaić się do niego”, ale po pewnym czasie staję się on nie potrzebnym “zapychaczem” naszych list. Dlatego David Allen proponuje do takich celów specjalne “listy kontrolne”, w których zapisujemy tego typu kontrakty z samym sobą. Listy te powinniśmy po prostu przeglądać co jakiś czas i w razie potrzeby usuwać je, tworzyć nowe, przekształcać w projekty itp. Inne zapisy w listach kontrolnych mogłyby być przykładowo takie: “Będe się uczył 10 angielskich słówek dziennie” albo “Codziennie będe wstawał o 6 rano”.

Przejrzyj - Przegląd jest jednym z fundamentów GTD. David Allen proponuje wykonywać go raz w tygodniu, najlepiej w piątek wieczorem lub w sobote. Jego zadaniem jest utrzymanie całego systemu aktualnym i sprawnym. Trzeba więc przejrzeć dokładnie wszystkie listy, notatki, kalendarz i upewnić się że to co jest tam zapisane dalej jest ważne oraz sprawdzić czy każdy projekt ma przyporządkowaną następną akcję. Nie zapominajmy również o podstawowej zasadzie GTD - regularnym “opróżnianiu” mózgu. Podczas Przeglądu Tygodnia należy więc spisać wszelkie nowe projekty, pomysły, wszystko co “lata” nam po głowie. Idealnie po jego zakończeniu powineneś mieć pustą skrzynkę odbiorczą, wszystkie listy aktualne, a mózg “czysty”. Warto też od czasu do czasu przyjrzeć się temu wszystkiemu na szerszą skalę i zastanowić się czy robimy w życiu to, co chcielibyśmy robić i czy wyznaczone projekty i cele, faktycznie są dla nas ważne.

Zrób - Ot i cały sens tego wszystkiego. Nieważne czy twój system trzyma się tych wszystkich zasad czy nie, najważniejsze żebyś rzeczywiście robił co masz robić. Pozostaje tu jeszcze tylko kwestia wyboru akcji spośród wyszystkich tych które masz na liście. David proponuje sugerowanie się dostępnym czasem, energią, wagą danego zadania, no i oczywiście kontekstem (bo tylko nieliczne akcje mogą być wykonane zupełnie wszędzie).

Na dziś to tyle. W ostatniej, trzeciej części przyjrzymy się m. in. dostępnym praktycznym implementacjom GTD.

Skomentuj