GTD - wprowadzenie, część 1

sobota, 30 lipiec 2005, w kategoriach: Getting Things Done, Lifehacks

Od czasu do czasu na tym blogu będzie się przewijał skrót GTD. Co to jest? GTD, od “Getting Things Done”, to zestaw technik mający na celu ułatwić nam “zmuszanie” się do pracy i zwiększyć naszą produktywność. Może nie jesteś zadowolony ze swoich ocen, może twój pracodawca nie jest zadowolony z ciebie, może chcesz robić coś konstruktywnego zamiast obijać się, ale nie potrafisz się do tego zabrać, a może po prostu chcesz być troche bardziej twórczy. Jeśli przytaknąłeś gdzieś po drodze, to znaczy że GTD może ci się przydać.

“Getting Things Done” to także tytuł książki, którą napisał David Allen, w której opisał on te właśnie techniki. Ten Pan jest więc zasadniczo twórcą całego tego systemu, jednak, jak to zwykle bywa, wraz ze wzrostem popularności książki ludzie zaczeli wprowadzać własne modyfikacje, ulepszenia (przynajmniej w opinii ich autorów) i wersje (np. dla uczniów).

Podstawowym założeniem GTD jest to, że nasz mózg pracuje sprawniej kiedy jest w 100% skoncentrowany na danym, jednym zadaniu i nie zaprząta go nic innego. Dlatego absolutnie wszystkie zadania które mamy do wykonania, luźne myśli, przedmioty wokół których kręci się nasze codzienne życie musimy zachować w zaufanym systemie, który przypomni nam w odpowiednim czasie co jest do zrobienia i gdzie znajdziemy materiały do tego niezbędne. Dzięki temu nasz mózg staje się “czysty” i gotowy do efektywnej pracy. Psychologia dzięki jednemu mądremu gościowi ma na to własny termin - “przepływ”. To stan maksymalnej koncentracji, kiedy jesteśmy tak pochłonięci problemem nad którym pracujemy, że nie zwracamy żadnej uwagi na otoczenie.

Jak zorganizować taki system? Najpierw należy stworzyć listę projektów. Projekt w GTD to każde zadanie, do którego zakończenia potrzebne jest wykonanie więcej niż jednej akcji np. “Stworzyć stronę WWW”, “Posprzątać pokój” itp. Przy każdym projekcie wypisujemy także jego cel - pozwala to nam ocenić na ile, kiedy i po co warto sobie nim zaprzątać głowę. W ten sposób zawsze stoi nam przed oczami i zachęca do pracy motywacja, która skłoniła nas do podjęcia się tego czy innego zadania. Pozatym umożliwia to przełożenie “niskopoziomowej”, mówiąc żargonem informatycznym, organizacji na bardziej dalekowzroczne myślenie o życiu jako całości, o tym co chcemy osiągnąć i dlaczego.

Druga lista zawiera konteksty, czyli miejsca/urządzenia potrzebne do wykonania takiej a takiej czynności. Możemy więc mieć kontekst @komputer (małpa to z angielskiego “at” czyli “przy”, a więc @komputer=”przy komputerze”, tą notację dla kontekstów stosuję się w większości publikacji na temat GTD), @telefon, @szkola itp., a także osobny kontekst dla rzeczy których w tej chwili nie można wykonać, najpierw bowiem musi coś nastąpić (np. kolega z pracy musi dać nam materiały niezbędne do wykonania czegoś tam) - @poczekalnia. Przydatny może być też kontekst dla różnych osób z którymi pracujemy lub z którymi coś tam czasem załatwiamy.

Trzecia i najważniesza lista zawiera akcję, czyli najmniejsze fizyczne “kroczki” potrzebne do popchnięcia projektu do przodu. Tak więc dla podanych wcześniej przykładów mielibyśmy: “Usiąść do komputera i spróbować zaprojektować logo” dla projektu “Stworzyć stronę WWW” czy “Wynieść śmieci” dla projektu “Posprzątać pokój”. Każdą akcję przyporządkowujemy do odpowiedniego kontekstu - siedząc przed komputerem chcemy przecież wiedzieć co mamy do wykonania przy nim, a nie przy telefonie czy na mieście. Akcję nie będące częścią żadnego projektu trzymamy w takim czy innym kalendarzu, lub po prostu w osobnej liście luźnych zadań na dany dzień.

No i, niespodzianka, czwarta lista - “może kiedyś”. Trzymamy tu rzeczy, których chcielibyśmy być może kiedyś spróbować, ale teraz nie mamy czasu ani ochoty żeby się nimi zająć. Przykłady: “Przeczytać ‘Getting Things Done’”, “Skoczyć ze spadochronem”, “Pojechać na wakacje na Hawaje”,”Kupić nową myszkę”, “Nauczyć się francuskiego” itp.

Tak oto wygląda podstawowa teoretyczna część GTD. W drugiej części tego wprowadzenia przyjrzymy się “pętli” przetwarzania informacji, powiemy o zarządzaniu fizycznymi przedmiotami i o “konserwacji” całego systemu, a w części trzeciej zobaczymy jak na różne sposoby realizuje się GTD w praktyce. W międzyczasie tym osobom, które choć troche zainteresowały się tematem proponuje sporządzenie właśnie ów czterech list. Bez względu na to jaką wersję tego systemu wybierzecie później, będą one z pewnością przydatne. Pamiętajcie przy tym, że chodzi przede wszystkim o utrzymanie “czystości” umysłu - listy muszą być więc tak kompletne jak tylko się da.

Skomentuj